Cómo facturar a sus clientes profesionalmente (10 consejos)

Seamos realistas: si bien recibir dinero puede ser muy adictivo, la facturación es una pesadilla total para los trabajadores independientes, especialmente los diseñadores.

Sin embargo, la verdad del negocio independiente es que no solo necesita su habilidad de diseño para tener éxito, sino también la capacidad de administrar la facturación para mantener su negocio sin problemas desde el lado financiero o la frustración del lado del cliente.

Hablamos de profesionalismo, pero de hecho, todo lo que necesita es hacerlo bien. Al elegir el software de facturación correcto, implementar las políticas y el método de cobro correctos, solicitar el método de pago adecuado, administrar el registro de la factura correctamente, este artículo se trata de compartir los consejos correctos para que usted realice la facturación correcta.

Aprenda de los consejos correctos, entonces está en el camino correcto para hacer la facturación correcta y, lo más importante, profesional.

1. Uso de herramientas de facturación confiables (o servicios)

Lo primero que debe hacer al preparar facturas para sus clientes es seleccione un buen software de facturación. Hay un montón de software de facturación en el mercado que lo ayudará a crear facturas convincentes, por lo que probablemente no tenga que preocuparse por elegir la correcta.

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Es mejor utilizar un servicio de facturación en línea, ya que le ayudará a rastrear fácilmente a sus clientes y la cantidad de dinero que se le debe. Algunos de los programas de facturación son de pago, mientras que otros son gratuitos. Independientemente del servicio que decida utilizar, asegúrese de que satisfaga todas sus necesidades con las funciones que necesita.

A continuación se presentan algunas de mis recomendaciones:

Alternativamente, puede consultar nuestra publicación detallada: los mejores servicios de facturación y contabilidad para diseñadores independientes.

2. Presente sus políticas …

Es normal querer que le paguen después de trabajar para un cliente. Sin embargo, en el mundo real, no todos los clientes pagan a tiempo. Como diseñador gráfico independiente, se encontrará con clientes obstinados que pagan la mitad de la cantidad y luego desaparece. Algunos de sus clientes incluso se negarán a pagarle.

Para minimizar la ocurrencia de tales casos, debe elaborar políticas relacionadas con los pagos. Puede considerar los siguientes factores en su política de facturación:

  • ¿Qué modo de pago usará: efectivo, cheques o tarjetas de crédito?
  • ¿Cuánto debe pagar el cliente como anticipo?
  • ¿Comenzará el trabajo sin ningún pago?
  • ¿Cuántos días esperará antes de que el cliente pague?
  • ¿Va a imponer sanciones por pagos atrasados?
  • ¿Cuándo recibirá el cliente el trabajo final, antes o después de realizar los pagos?

Tenga en cuenta que estas políticas no están escritas en piedra sino que solo actúan como una guía. Habrá ocasiones en las que se verá obligado a ser flexible y realizar cambios en sus políticas para acomodar a un cliente.

3.… y atenerse a sus políticas

A los clientes no les gustan las sorpresas. Informe a los clientes sobre sus políticas, incluida su estructura de precios. También deben ser informados si se realizan cambios en las políticas.

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Los clientes pueden negarse a pagar o pueden estar inclinados a realizar pagos atrasados ​​si se sorprenden de cualquier información en sus facturas.

Como profesional independiente, necesita desarrollar confianza con sus clientes. Hacer que todo quede claro en sus políticas no solo lo hará más acreditable para los clientes, sino que también le generará más empleos.

4. Piensa en tus cargos

Usted ha escuchado que la primera regla de fijación de precios es nunca cobrar de más. Esto es tan cierto. Sus precios deben estar en línea con los de sus competidores. No se atreva a cotizar precios más bajos para atraer clientes.

La razón es que si le baja el precio a sus servicios, es más probable que atraiga clientes baratos que le dan trabajos largos y tediosos y luego desaparezcan sin siquiera pagar un centavo.

Además, decida su método de fijación de precios. Determine si fijará sus precios en función del trabajo realizado o por hora, informe al cliente para que no tenga dudas sobre cómo cobra.

5. Incluye servicios y cargos

Todas sus facturas deben indicar los servicios prestados y la cantidad cobrada. Esto facilita a los clientes comprender lo que se les pide que paguen.

Esto también lo ayudará a usted y al cliente a monitorear lo que ya se ha pagado y el monto pendiente, manteniendo así un registro actualizado de pagos y tareas completadas.

Además, tenga en cuenta que la mayoría de los diseñadores gráficos independientes prefieren que sus clientes paguen por adelantado antes de comenzar el proyecto. Por lo tanto, al crear una factura, indique claramente si el pago es para todo o parte del proyecto.

6. Su (s) método (s) de pago aceptado (s)

Sus clientes necesitan saber qué servicios de pago se han prestado.

Algunos de sus clientes pueden sentirse cómodos pagando en efectivo, mientras que otros pueden estar dispuestos a emitir cheques o hacer pagos con tarjeta de crédito. Está bien siempre que elija un método que sea aceptable para usted y sus clientes.

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Algunas de las opciones que puede considerar incluyen:

Para la mayoría de los diseñadores, PayPal es su opción favorita, ya que es conveniente, rápida y segura.

7. ¿Cuándo vencen los pagos?

Muchos diseñadores gráficos independientes no reciben pagos por proyectos realizados, ya que no informan a sus clientes cuándo vencen los pagos. Asegúrese de incluir una fecha de vencimiento en cada factura que envíe para reducir la ocurrencia de pagos atrasados.

Tenga en cuenta que incluir las fechas de vencimiento en la factura es útil incluso si sus clientes siempre hacen sus pagos a tiempo, hablando de seguridad.

8. Incluya sus datos de contacto

Al diseñar su factura, no olvide incluir sus nombres completos, dirección, número de teléfono y correo electrónico. Algunas de las facturas que envíe pasarán por varias personas antes de recibir el pago. Es mucho más fácil si la persona que recibe la factura sabe de dónde es.

Además, es posible que necesiten aclaraciones sobre algunos elementos, e incluir su información de contacto hace que sea más fácil comunicarse con usted.

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Si no se incluye su información de contacto en la factura, pueden producirse retrasos en el pago. Los clientes también pueden necesitar su información de contacto como parte de su política de mantenimiento de registros.

9. Numere sus facturas

Como profesional independiente, tendrá que tratar con muchos clientes y, en el proceso, enviará muchas facturas. Por lo tanto, debe encontrar una forma de monitorear y organizar sus facturas.

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La mayoría del software de facturación mencionado anteriormente incluye un sistema de numeración, que puede utilizar para realizar un seguimiento de los pagos.

Un buen sistema de numeración le permite controlar los pagos y realizar un seguimiento de los pagos atrasados ​​o de los clientes que han incumplido. Simplemente le ahorra tiempo y esfuerzo buscando aquí y allá o terminó facturando a clientes que ya han pagado.

10. Manteniendo un registro

Recuerde siempre que la copia de seguridad es el salvador de todos los problemas comerciales. Es tan esencial que si no lo hace y pierde su registro de facturas, no habrá forma de rastrear qué clientes han sido facturados y cuáles no.

Acostúmbrese, siempre haga una copia de seguridad de su registro de factura. Puede fotocopiarlos, imprimirlos o descargarlos en el almacenamiento local de su computadora, siempre que tenga una copia de ellos.

Además, almacene cualquier correo electrónico y carta relacionada con la factura, de modo que cuando ocurra algo, siempre tenga una referencia adicional y se agradecerá por mantenerlos bien.

Bonificación: hacer seguimientos

No todos sus clientes responderán a sus facturas a tiempo. A medida que se acerca la fecha de vencimiento, pregunte cortésmente a los clientes si han enviado o no sus pagos.

Sí, sea cortés al hacer seguimientos porque, si bien ciertos clientes están dispuestos a pagar, simplemente podrían haber olvidado los pagos.

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Por último, debes ser sistemático cuando se trata de problemas de facturación planteados por sus clientes. Responder a tiempo a las inquietudes de su cliente retrata su profesionalismo y aumentará la probabilidad de que le brinden más proyectos.

Nota del editor: Esta publicación está escrita por Kevin Harter para Hongkiat.com. Kevin es diseñador gráfico, bloguero habitual y propietario de Crystalint Media. Cuando no se está volviendo loco con la nueva tecnología de diseño gráfico, ¡se lo puede encontrar tratando desesperadamente de escribir un poema!

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